Chytré řešení digitalizace účetnictví

Pro většinu z nás je dnes už běžné komunikovat digitálně nejen s rodinou a přáteli, ale také s klienty či úřady. Ve firmách a jejich účetnictví to však zatím stále neplatí. Věděli jste, že na světě je ročně zpracováno přes 500 miliard faktur a z toho jen 10 % automatizovaně?

digitalizace ucetnictvi infomatic

Většina dnešních účetní tráví až 80 % svého času ručním zadáváním dat, které ve společnosti INFOMATIC umí automatizovat. Nechtějí, aby účetní přepisovali čísla z jedné tabulky do druhé a manažeři museli chodit za účetní se složkou plnou faktur a účtenek. Cílem této firmy je efektivní digitalizace a automatizace firemních procesů.

Výzva: neustálý nárůst papírových faktur

U jednoho z klientů firmy INFOMATIC společnosti Meopta bylo mimořádně obtížné sledovat, v jakém stádiu schvalování se faktura nacházela, protože proces schvalování faktur byl fyzickým předáváním papíru, zejména pokud tuto fakturu potřebovalo více manažerů. Výsledkem tak bylo, že občas trvalo zpracování faktury až dva týdny.

Kromě toho vždy existovalo riziko ztráty či zapadnutí časově citlivých faktur a tím se firma vystavovala finančním sankcím za opožděné platby svým dodavatelům.

Řešení: digitalizace finančních procesů

Infomatic automatizace faktur

Se zvyšujícími se ročními objemy faktur si společnost uvědomila, že zpracování účetních dokladů bude prvním pilotním projektem v nové strategii digitální transformace a automatizace.

Dnes to funguje tak, že jsou všechny faktury naskenovány, jakmile dorazí do poštovní schránky společnosti. Optické rozpoznávání znaků zachycuje a ukládá všechny důležité informace z papírových a digitálních faktur a každému dokumentu přiřadí jedinečné identifikační číslo.

Je-li faktura v papírové podobě, tým zpracovávající poštu připojí identifikační číslo k dokumentu jako čárový kód. Fakturám zaslaným e-mailem se po importu do digitálního procesu automaticky přiřadí digitální jedinečné identifikační číslo. Potom co jsou data z faktur vytěžené a převedené do ERP systému podléhá faktura schválení business uživatelem. Ten schválení provede jednoduše ze svého počítače nebo pohodlně prostřednictvím mobilního telefonu. Nic nemusí hlídat. Systém se připomene notifikací sám.

Pomocí inteligentní technologie INFOMATIC a jejich řešení Automatica DX společnost Meopta automatizovala celkový proces zpracování a schvalování faktur. Automatizace vedla ke zvýšení produktivity a zkrátila dobu schvalování na polovinu.

Pomoc: dotace v rámci výzvy „Digitální podnik“

Chcete i vy přivést účetnictví své firmy do 21. století a připojit se k eco-friendly firemní kultuře?

Aktuálně se pro malé a střední podniky nabízí jedinečná příležitost získat dotaci podporující tato řešení. Jedná se o výzvu „Digitální podnik“ v rámci které bude možné financovat nové nevýrobní ICT technologie za účelem optimalizace procesů v podniku. 

Pokud plánujete digitálně transformovat váš podnik s komplexním řešením vám může pomoci například společnost INFOMATIC. My v cirkulárních dotacích vám naopak poradíme, jak na dotace!

A výsledný efekt

  • Zbavení se všech nákladů papírového provozu
  • 50 % rychlejší zpracování faktur
  • 30 % úspora nákladů na nové zaměstnance účetního oddělení
  • Přínos: čas pro jiné aktivity poskytující přidanou hodnotu
  • Příležitost: rozvíjet další využití od zpracování cestovních výkazů a účtenek, zpracování objednávek a smluvní dokumentace nebo jakýkoliv jiných digitálních workflow ve vaší společnosti
  • Budoucnost: integrovaný systém pro růst společně s vývojem vaší digitální strategie
Nepromeškejte jedinečnou možnost získat dotaci a optimalizujte tak finanční procesy ve vaší firmě.

PORADIT SE

Kristýna

"Ani mně není naše okolí lhostejné, proto se intenzivně zajímám o udržitelný rozvoj. Chci firmy inspirovat k naplňování principů oběhového hospodářství. Věřím, že klíčem je i změna vašeho myšlení!"

Téma článku

Máte také cirkulární nápad?

logo MIDACONSULTING

pomáhá ambiciózním cirkulárním projektům získat dotační podporu.

Získejte ji také

Sdílejte tento článek

na Facebook na Twitteru na LinkedIn

Cirkulární nápady

Mohlo by vás také zajímat